見積書、どこにある？
資料が誰かのパソコンにあり、探すたびに電話をかけている。
小さな会社の、仕事とパソコンの困りごと
社長だけが
抱えている仕事を、
会社で回せる仕事へ。
見積書の場所が分からない。
事務の担当者が休むと、仕事が止まる。
そんな毎日の困りごとを、今ある道具を活かして、一つずつ整えていきます。
専門用語を覚える必要はありません。まずは今の仕事の話から。
仕事を整理すると、たとえば
「あの人しか分からない」を
少しずつ減らせます。
見積書の場所を決める聞かなくても、必要な資料が見つかる
請求の手順を残す担当者がお休みでも、代わりの人が分かる
紙の報告を見直す同じ内容を何度も書かなくて済む方法を探す
便利な仕組みは、必ずしも高価なものではありません。
※説明のための例です。特定の会社での導入実績ではありません。
こんなお困りごと、ありませんか「いつものこと」だと思っていた
「いつものこと」だと思っていた
仕事の面倒。
一つひとつは小さなことでも、毎日積み重なると社長や社員の時間が取られてしまいます。
詳しい人がお休みだと、止まる。
請求や月末の処理が、一人にしか分からない。
紙に書いて、またパソコンへ。
同じ内容を事務の人が入力し直している。
同じ説明を何度もしている。
新しい社員が入るたび、仕事を止めて教えている。
月末は決まった人だけが忙しい。
集計や確認が集中し、休みも取りにくい。
何を変えたらいいか分からない。
大きなシステムは不要でも、相談先はほしい。
大事なのは、仕事が進むこと難しいITの勉強より、
難しいITの勉強より、
まずは仕事の整理から。
今のやり方を否定することが目的ではありません。
誰が何をしているかを見直して、今あるパソコンやソフトでできることを考えます。新しい仕組みを作らない方がよい場合もあります。
改善のイメージたとえば、こんなふうに
たとえば、こんなふうに
変えられるかもしれません。
何が変わるかを、仕事の場面で比べます。
実際にできることは今の環境を見て判断します。
いまの状態
詳しい人しか分からない
- 見積書の場所を社長に聞く
- 担当者が休むと請求が進まない
- 紙の報告を事務が入力し直す
- 新しい人に毎回一から説明する
改善後のイメージ
必要な人が自分で進められる
- 決まった場所で資料を探せる
- 代わりの人も手順を確認できる
- 一度の入力で共有できる形にする
- 画面付きの説明を見て進める
※実際の導入事例ではなく、改善の考え方を示しています。効果を保証するものではありません。
会社みんなに、意味のある改善を社長だけでなく、
社長だけでなく、
社員の仕事も軽くする。
誰か一人が楽になるだけでなく、実際に使う人の手間が増えないかも確認します。
本来の仕事に時間を使う
何度も同じ質問を受けたり、資料を探したりする時間を減らす。
確認や締めの負担を軽くする
転記や問い合わせを減らし、必要な確認に集中しやすくする。
迷わず仕事を進められる
必要な資料や手順が分かり、何度も聞き直す不安を減らす。
何をしてくれるの？会社の「困った仕事」を
会社の「困った仕事」を
一緒に見直します。
パソコンの知識を教えるだけではなく、会社の仕事を進めやすい形に整える支援です。
資料を探しやすくする
見積書・写真・共有ファイルの置き場所と決まりを整える。
引き継ぎができるようにする
一人だけが知っている手順を分かりやすく残す。
紙・転記・集計の手間を見直す
書き直しの回数を減らせないか、今の仕事を確認する。
社員が使えるところまで考える
操作の説明や、困ったときの対処も含めて整理する。
パソコンの故障修理、会計・税務・労務の専門判断などは別の専門対応が必要です。対応できる範囲は業務を確認してから案内します。
相談から改善まで
まずは、一つの仕事から。
最初から会社全部を変える必要はありません。何に困っているかの整理から始めます。
01
困っていることを聞く
「月末が忙しい」「資料が見つからない」など、普段の仕事を伺います。
02
いまのやり方を確認する
誰が何をしているか、必要な部分を整理します。
03
小さく試してみる
使っている道具を活かし、無理のない方法から進めます。
04
社員にも伝えて、引き継ぐ
次から迷わないよう、手順や共有方法を残します。
よくあるご質問相談する前に、
相談する前に、
気になること。
専門的なことが分からなくても大丈夫です。何を相談するか、決まっていなくても構いません。
何を頼めるのか、まだ分かりません。
まず「毎回時間がかかること」「担当者がお休みだと困ること」など、普段の仕事の話から整理します。
新しいパソコンやソフトを買う必要がありますか？
最初に今ある道具を確認します。新しいものを買う前に、使い方や手順を見直せないかを考えます。
社員にも使い方を説明してもらえますか？
実際の仕事で困らないよう、社員の操作や引き継ぎも支援範囲として検討します。具体的な対象人数と作業は事前に確認します。
料金・訪問できる地域は決まっていますか？
対応地域や料金は正式な案内前の調整中です。確定した条件を掲載するまで、受付や費用を約束する表示はしていません。
まず、仕事を一つだけ「何が分からないか」から、
「何が分からないか」から、
一緒に整理します。
難しい言葉で説明しなくても大丈夫です。いま困っている場面から考えます。
ご相談の受付について
正式な相談窓口・料金・対応地域を整備中です。現在、このページからお問い合わせを送信する機能はありません。受付開始後に案内を掲載します。